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酒店会议接待方案

2018-07-12 15:07:43 工作计划 来源:http://www.39394.com 浏览:

导读:   酒店会议接待工作其实并不复杂,但却考验人员接待面面俱到的细心。以下是烟花美文网www.39394.com 分享的酒店会议接待方案,希望能帮......

  酒店会议接待工作其实并不复杂,但却考验人员接待面面俱到的细心。以下是烟花美文网www.39394.com 分享的酒店会议接待方案,希望能帮助到大家!

  酒店会议接待方案

  (一)会前工作:

  1、与会议主办方洽谈。

  2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

  3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

  4、与会议主办方确认会议接待方案。

  5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。

  6、 准备会议资料。

  (含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

  (二)、跟进工作:

  1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

  2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

  3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

  4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认vip用房及整理记录有关信息。

  协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

  5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

  6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

  7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

  8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

  9、确认特殊客人(如伟大的领导 少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

  10、协调会议期间的交通工具的安排。

  11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  (三)、会后工作:

  1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

  2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

  3、与会议主办者的费用结算工作。

  4、欢送代表工作。

  (四)、会议的筹备工作:

  1、根据会议规模,确定接待规格。

  设定待规格。

  2、发放会议通知和会议日程。

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

  通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

  对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

  这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

  会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。

  它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

  它可以随会议通知一起发放。

  3、会场的布置。

  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

  一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。

  门口张贴欢迎和庆祝标语。

  可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

  桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

  坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 圆桌型,如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

  这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。

  另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。

  座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。

  同级别的对角线相对而坐。

  因为为尊者享有优先知情权。

  教室型,这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

  这种形式主席台与听众席相对而坐。

  主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

  主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

  (五)、会议的接待礼仪:

  一是会前检查。

  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

  比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  二是提前进入接待岗位。

  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

  一般的接待工作分以下几个岗位。

  酒店会议接待方案

  一、自身礼仪

  1、仪容仪表整洁大方仪容、仪表、仪态文雅,庄重文雅

  2、举止风度:

  站姿:男士身体直立,抬头挺胸,两膝并严,脚跟靠紧,脚掌呈v字,双手放至裤缝处;女士抬头挺胸,双目平视,表情自然,腹部平收,手臂自然下垂,中指微贴裤缝。

  坐姿:上体挺直,双目平视,表情自然,两手分别放在双膝上,只坐椅面2/3。

  男士双腿分开,不超肩宽;女士双腿自然弯曲并拢,两脚平放。

  走姿:男士挺起胸膛,双脚落地平稳而有力,双臂自然摆动;女士挺胸收腹,上身正直,双臂自然下垂,协调地前后摆动,脚尖指向正前方,步幅要均匀,落脚的声音不可太大。

  穿短裙或旗袍时,走一条直线,穿裤装时,宜走成二条直线

  蹲姿:女式右脚在前,右小腿垂直于地面,左腿在后与右腿交叉重叠,左膝由后面伸向右侧,左脚跟抬起,脚掌着地,两腿前后靠紧,合力支撑身体。

  臀部向下,上身稍向前倾

  3、表情:眼神自然、柔和、亲切;始终要面带微笑

  4、着装男式着藏蓝色或灰色的西装套装,白色衬衫,深色袜子,黑色皮鞋,要打领带;女士穿单一色彩的西服套裙,内穿白色衬衫,脚穿肉色长筒丝袜和黑色高跟皮鞋。

  5、交谈礼仪:声音轻柔,音调柔和,手势得体,端庄礼貌,注意聆听,学会赞美,幽默

  6、了解各国、各宗教的禁忌

  北美人忌食怪味、腥味的食物和动物内脏,忌13和星期五。

  中东地区的人们普遍信奉伊斯兰教,在谈吐和举止上要注意不要触犯他们的宗教禁忌,如穆斯林不吃猪肉。

  东南亚地区视牛如神,摇头或头歪到一边是表示yes,要双手交出东西,不要用左手递东西吃东西

  二、各活动的礼仪

  1、迎送礼仪(包括乘车礼仪)

  a、准确掌握抵达及离开的时间及地点,安排相应身份的人员前往迎送;b、了解正确的称呼(姓名+职务)。

  并将我方迎接人员按职位高低介绍给与会客方。

  c、在迎送过程中,迎候人员始终面带微笑,以表示欢迎之意;d、在为外宾送行时,临上飞机之前,按顺序同外宾一一握手告别,飞机在视野中消失方可离去;e、(陪车礼仪)请外宾从右侧车门上车,坐于后排座位右侧,接待人从左侧车门上车,译员坐在司机旁边。

  代表团9人以上乘大轿车时,低位者先上车,下车顺序相反;f、迎接人员陪来宾一同前往下榻处。

  通知宾馆在食宿方面对一些有宗教和民族禁忌的代表予以特殊安排。

  并把准备好的有关材料,如会议日程和议程、会议其他有关文件、代表证等交给会议代表(可以放在一个会议皮包里)。

  对于在会议上安排发言的代表,事先明确的通知。

  并奉上欢迎晚宴的宴会邀请函。

  2、会议

  会场布置在会场门口,挂“欢迎”之类的横幅,并在会场附近设立路标;在会议主会场的正前方挂有中英两种文字的会议标记;将会议室布置得如同教室,是每一个与会者面向讲台一排就坐,会议主持人和本市上级领导坐在讲台一侧,在每一个与会者的座位上摆放姓名牌(中英文都有)。

  一般与会人员按职位高低从前之后安排座位,各国领导按照国家首字母顺序落座主席台一侧;会场的灯光音响、桌椅、茶具、陈设、文具等都要一一落实。

  会议结束,安排与会人员返回酒店后,进行会议文件的清退和归档,最后整理会议室

  预备会:事先预约一间会议室,通知各代表团秘书长和联络员预备会的时间、地点。

  会议室布置应与主会场大致相同,准备好会议议程、日程等资料的复印与发放。

  与会:在会议进行中,随时保持待命,准确及时地做好会议修改后文件的复印、发放,为与会者提供方便,注意要安静礼貌,不可影响会议的讨论

  主题演讲:代表演讲时,要确保话筒的音效,礼貌引导演讲者上讲台发表演讲

  签约:在会场里摆一张铺墨绿色的台呢的长桌,桌上放置文具文稿,并摆一张椅子。

  桌后树起与会国的国旗,由主持人宣布代表团团长,按国家首字母顺序,轮流上去签名。

  这是一个严肃庄重的场合,要请新闻媒介对此进行报道。

  合影:事先安排好合影圈、人员位置图,准备阶梯架。

  合影时,主人和客人居中,以主人右侧为上,按礼宾次序,主客双方间隔排列。

  第一排通常安排主方人员站在两端

  开闭幕式及交接:安排sy市领导致开幕、闭幕词,与会主宾致欢迎词,会议代表发言,有关负责人致性陈词,下届会议的主办国代表发言等。

  3、宴会(可以将特殊信仰的客人如穆斯林单独分开一桌,总桌数忌13桌,每桌忌13人)中餐礼仪

  a、熟悉中餐餐具及餐具的用法,如筷子、勺、餐巾等

  b、用餐的礼节。

  菜肴上席,如有公筷,则该以公筷取食,而且应由席上主宾先取用,再按顺时针方向依次取食。

  取菜时,筷子不要在盘中翻动,尽量取自己面前的菜,不要站起来取食,也不要把手伸到别人面前取菜。

  在进餐过程中吃到鱼刺、骨头之类的东西,可用餐巾或手掩口,用筷子取出放在碟内,尽量不要直接吐出来;不要直接在餐桌上使用牙签。

  不要把筷子当叉子使用或用舌头舔筷子

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  斟酒、敬酒礼仪

  斟酒:由每一桌的主人向客人斟,从主宾开始,顺时针方向依次为每位客人斟上,自己的酒杯最后。

  当客人婉拒时,不要勉强他人

  敬酒:先由每一桌主人向大家敬酒,大家应站起来,可以举杯示意,不必碰杯,再象征性喝一口。

  然后可以由其他人敬酒。

  敬酒者应把自己的酒喝干,但不能勉强对方。

  可适当加之简短的祝福。

  在主人主宾敬酒时,应停止用餐、停止交流。

  工作餐(早餐会)礼仪(事先定好餐厅,再电话或口头邀请)

  提前10分钟抵达用餐地点,迎接各代表团长的到来。

  座位往往不分主次,可自由就餐就坐。

  餐点不必过于丰盛,但要主动回避对方的饮食禁忌。

  最好采取“分餐式”的就餐方式。

  另外为不耽误工作,工作餐上的饮料应将烈性酒除外。

  三、其他活动的礼仪

  1、剪彩

  a、用具准备。

  长约3米的细窄红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

  b、会场准备。

  剪彩仪式会场设在图书馆门口。

  会表上可写“警民共建图书馆开馆典礼。

  c、确定剪彩人员。

  各国和国内各单位的较高一级长官。

  按照国家首字母顺序排列站齐。

  d、挑选礼仪小姐。

  要求仪态文雅、大方庄重.着中式礼服——红色旗袍,穿高跟鞋,配长筒丝袜,化淡妆,并以盘起发髻的发型为佳。

  e、进行必要的分工和演练。

  酒店会议接待方案

  1、VIP客人抵达前的准备工作:

  (1)预定部:

  —负责核查李宇春的到达的具体班次和到店时间;

  —如果没有具体班次时间,应联系其经纪人及有关人员,尽快通知酒店客人抵达的时间和班次;

  —核查客人抵达是否有接机或接车要求,以及其他特别要求。

  (2)前台接待处:

  —提前两天预分房间,并请大堂副理批准;

  —分房时注意,客房必须是清洁过的空房,尽量不要预分尚未离店的客房;

  —夜班前台员工准备好客人的“入住登记表”和“入住欢迎卡”,用VIP专用接待夹放好;—第二天早上,由前台主管负责核对VIP客人抵达通知单,以及“入住登记表”和“入住欢迎卡”,确保所有内容正确无误后派发各相关部门;

  —前台主管根据所分配的房号,制作房间钥匙(所有钥匙必须比在住时间多做一天)。

  (3)大堂副理:

  —根据预定要求,确认VIP客房的布置规格:

  —审阅当天VIP客人预定单,确认客房的房型、抵店日期、房价、抵达时间、以及其他特殊要求是否落实、无误。

  (4)前厅经理:

  —前厅经理、行政管家须亲自检查VIP客人的房间;

  —与销售经理或相关部门密切联系,落实确认VIP房间的安排。

  (5)保安部:

  —提前做好安全工作;

  —客人抵店前和住店及离店时,要保护好客人的一切隐私生活

  (6)VIP房间布置:

  —房间的整体布局以简单安静为主

  —床单被套均为蓝色

  —贵宾水果篮一个(8种时令水果);

  —贵宾花篮(艺术插花一束,台花两篮);

  —书架上放置李宇春的剪报;

  —床头柜处放置欢迎卡;

  —免费使用明星酒廊的下午茶;

  —总经理签发的贵宾欢迎信和总经理名片;

  —房内设置配套健身器材;

  (7)夜床服务设计:

  —在床头柜上放置早餐牌、晚安卡;

  —被角处放置玫瑰花;

  —床上用玫瑰花瓣拼出“goodnight”;

  —床头柜上放置加湿器及粉丝赠送礼物和酒店赠送的礼物。

  2、VIP客人抵达时的迎接工作:

  (1)在客人抵达20分钟前通知有关主持接待人员前往大堂等候,保安部人员需密切注意;

  (2)大堂副理需保证门口车道畅通无阻,大厅门童、行李员根据接待规格要求都已经准备好待命;

  (3)当客人抵达酒店时,由门童开车门并用酒店标准语言欢迎客人光临本酒店,行李员主动帮其拿行李;

  (4)大堂副理负责保证VIP客人的行李正确无误地送至客房;

  (5)VIP客人入住后要通知客房部及保安部24小时当值于楼层或给予密切关注;

  3、VIP客人入住期间的工作:

  (1)前厅经理、大堂副理须每天在合适的时间,给住店的VIP客人拨打礼仪性电话,以表示酒店对VIP客人的特别关注,但打扰客人时间不宜过长;

  (2)安排好客人的三餐,通知餐饮部准备客人喜爱的口味虾;

  (3)保证客人在住店期间的安全及隐私。

  4、VIP客人退房时的工作:

  (1)前台收银员提前准备好VIP客人帐单;

  (2)客人抵达前台收银处时,大堂副理协助为客人快速办理退房手续;

  (3)安排VIP客人的交通工具,大堂副理安排车辆提前在酒店门口等候,并确保车内的卫生以及配备,空调及音乐提前开启;

  (4)退房结束后,总经理或其他相关部门经理和大堂副理一起为客人送行并告别;

  (5)大堂副理协助前台建立、更新VIP客人档案资料,作为以后订房和服务的参考资料。

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